Der Durchgangsverkehr zwischen Schlückingen und Bentrop wird Höhe von Hof Spiekermann bereits auf die Kirchstraße und von dort über Lehmacker und Fröndenberger Straße (L673) Richtung Scheda und umgekehrt umgeleitet. Festbesucher können an den beiden Dorfzufahrten der K18 noch Richtung Dorfmite fahren, werden aber über den Vollenberg und „Auf dem Hieken“ zu den dort 3000 und 4000 qm großen Parkplätzen gleitet. Die Fahrtrichtung auf diesen Straßen ist vorgegeben, der Verkehr kann nur dorfauswärts abfließen.
Zudem hat das Dorf dafür zu sorgen, dass Rettungsfahrzeuge und Polizei jederzeit passieren können und das gesamte Verkehrsgeschehen durch „geeignete und erfahrene Ordner in ausreichender Anzahl“ abzuwickeln ist. Der Kreis Soest weist das Dorf zudem darauf hin, dass für die Veranstaltung „eine Veranstalterhaftpflichtversicherung zur Abdeckung gesetzlicher Haftpflichtansprüche abzuschließen ist“, gibt Mindestversicherungssummen wie 250 000 Euro für Personenschäden oder 50 000 Euro für Sachschäden vor.
Übrigens wird das Musikprogramm am Samstag ab 19 Uhr beim Dorfabend auf dem Hof Arndt noch ergänzt um den Wickeder Gitarristen und Sänger Manni Siegemund, er den ersten Teil mit Evergreens begleitet, später kommt dann DJ Kemsch.
Am Sonntag startet das Geschehen um 10 Uhr mit dem Gottesdienst, dem sich dann da bunte Geschehen anschließt, zu dem auch die Trecker- und Oldtimershow sowie die Präsentation des Wiehagener Bänkeweges zählt.