Das Online-Zugangsgesetz (OZG) schreibt es vor: Demnächst können die Einwohner viele wichtige Angelegenheiten im Rathaus ihrer Kommune bequem per Internet von zuhause erledigen oder zumindest beantragen. Fragt sich nur, wie es dann weiter geht, mit den säuberlich digitalisierten Formblättern. Werden sie in den Rathäusern womöglich ausgedruckt, nach altväterlicher Sitte mit Kugelschreiber ausgefüllt und hernach wieder eingescannt für die elektronische Akte?

Damit sind wir ganz weit vorne.

Diesen Zustand wollen die 14 Kommunen im Kreis Soest überwinden. Deshalb haben sie sich zu einer interkommunalen Zusammenarbeit entschlossen, um einheitliche digitale Bearbeitungsstandards und -verfahren zu entwickeln. Des Weiteren sollen Schnittstellen geschaffen werden, sodass die Übertragbarkeit von Daten aus dem einen in ein anderes IT-System ermöglicht wird.

Während das Onlinezugangsgesetz die digitale Öffnung der Rathäuser bewirkt, seien die Abläufe intern oftmals immer noch analog, erläuterte Bürgermeister Malte Dahlhoff. Durch die interkommunale Zusammenarbeit sollen statt der Menschen die Daten laufen lernen.

Wie das zwischen den 14 Städten und Gemeinden im Kreis Soest funktionieren soll, schilderten Dahlhoff und die Amtskollegen Eckhard Ruthemeyer aus Soest und Remco van der Velden aus Geseke sowie Maximilian Peter von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) jetzt bei einem Treffen im Bad Sassendorfer Tagungszentrum. Erfreulicher Anlass war der Besuch von Ferdinand Aßhoff. Der Abteilungsleiter für regionale Entwicklung und Kommunalaufsicht bei der Bezirksregierung Arnsberg hatte nämlich einen Bewilligungsbescheid dabei, mit dem die Bezirksregierung 90 Prozent, also etwa 178.000 Euro der auf knapp 200 000 Euro kalkulierten Kosten für das Projekt tragen wird.

Gemeinsam haben wir einen kräftigen Hebel.

Mit der interkommunalen Zusammenarbeit zur Vereinheitlichung der digitalen Arbeitsabläufe in den Rathäusern leiste der Kreis Pionierarbeit, von der am Ende auch andere Kommunen profitieren können, betonte Aßhoff. Bürgermeister Ruthemeyer verwies zudem darauf, dass Soest und das Umland als digitale Modellregion unterwegs seien. Das interkommunale Projekt sei daher eine ideale Ergänzung: „Damit sind wir ganz weit vorne.“

Von der Standardisierung der Prozesse könnten die 14 Kommunen zudem direkt profitieren, so Bürgermeister Dahlhoff. So könnten die Kommunen bei den Abläufen leichter kooperieren, wenn zum Beispiel wegen einer Pandemie wie Corona Mitarbeiter reihenweise ausfallen. Neben einer verbesserten Effizienz könnten sich wirtschaftliche Vorteile beim Einkauf von Komponenten oder Software oder bei der Administration ergeben. Dies gelte auch für die Personalgewinnung, die angesichts des Fachkräftemangels auch für die Kommunen zur Herausforderung wird.

Die erforderliche Expertise steuert die KGSt bei, vertreten durch Bereichsleiter Maximilian Peter. Vom Ablauf her sollen zunächst für wichtige ausgewählte Prozesse einheitliche Abläufe festgelegt werden, teils gemäß bestehenden bewährten Lösungen (best practice). Ebenso wird ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) angestrebt, hinzu kommt die Entwicklung von standardisierten Schnittstellen.

In einem weiteren Schritt soll als Grundlage eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung formuliert werden, in der sich die 14 Kommunen auf die gemeinsamen Standards und Abläufe verständigen. Bürgermeister Dahlhoff zeigte sich jedenfalls überzeugt, dass der Zusammenschluss der 14 Kommunen im Kreis die Umsetzung stark erleichtern wird: „Dadurch kriegen wir einen richtig großen Hebel hin.“