So kommen Sie schneller an einen Termin im Soester Bürgerbüro
Auf einen Termin im Bürgerbüro musste mancher Soester in den vergangenen Monaten lange warten. Grund dafür sind krankheitsbedingte Ausfälle - und zahlreiche Aufgaben für die Mitarbeiter.
Soest – Zwei Möglichkeiten nennt die Stadt, um bei dringenden Angelegenheiten schneller einen Termin im Bürgerbüro zu bekommen: Per E-Mail. In einer Mail an buergerbuero@soest.de können Bürger ihr Anliegen nennen und mitteilen, bis wann das Anliegen erledigt sein muss (zum Beispiel ein Reisedatum oder ein wichtiger Termin, für das Dokumente wie ein Ausweis benötigt werden). Per Anruf im Service-Center. Dort können Bürger eine Rückrufbitte mit Telefonnummer oder E-Mail hinterlassen. „Das Team des Bürgerbüros meldet sich dann im Regelfall im Laufe des Tages zurück oder vergibt den Termin direkt.“ Bei solchen kurzfristigen und vor allem dringenden Anliegen stünden allerdings keine Wunschtermine zur Verfügung, heißt es. Wer ohne Termin persönlich im Bürgerbüro vorbeikomme, könne im Einzelfall Glück haben, dass – mit Wartezeit – ein Zeitfenster frei werde. „Insbesondere ältere Kunden, die ohne Termin im Wartebereich sind und für die der Weg mit viel Aufwand verbunden war, werden nicht einfach so wieder weggeschickt.“ Entsprechende Aushänge im Wartebereich wiesen darauf auch hin. „Das Team unternimmt hier, was immer möglich ist“, versichert Stadtsprecher Thomas Gerwin. Trotzdem sei ein Besuch ohne Termin nicht zu empfehlen.
Die Termine im Online-System sind fünf Wochen im Voraus freigeschaltet, „wann immer möglich, werden auch kurzfristig weitere Termine freigeschaltet.“ Stornierte Termine werden sofort wieder freigeschaltet. Die Terminsituation sei in den Gesprächen mit den Kollegen im Bürgerbüro immer wieder Thema, sagt Gerwin. „Wenn wir dann aber erklären, warum die Situation so ist, wie sie ist, dann haben die meisten Kunden Verständnis.“ Es werde durchaus gelobt, dass das Team bei dringenden Fällen immer noch vieles möglich mache. „Das deckt sich damit, dass die Google-Bewertungen für das Soester Bürgerbüro größtenteils positiv sind, was uns natürlich auch freut.“ Zuletzt war das Bürgerbüro telefonisch nur eingeschränkt erreichbar. Das liege an überdurchschnittlich vielen Bürgeranliegen, die bearbeitet werden müssten, und an knappen Personalressourcen aufgrund von Krankheitsfällen.
Bürgerbüro Soest: Ankunft von Flüchtlingen manuell ins Melderegister eintragen
Zusätzlich zum Alltagsgeschäft müssten die Anmeldungen der Geflüchteten bearbeitet werden. „Dies sind mehrere hundert Fälle. Dazu hat das Bürgerbüro Zeitfenster von einigen Stunden pro Woche außerhalb der normalen Öffnungszeiten eigens für diese Aufgabe reserviert.“ So erhalte das Bürgerbüro eine elektronische Mitteilung über die Unterbringung von Personen in der ZUE. Jede einzelne müsse dann manuell ins Melderegister eingepflegt werden. Ukrainische Flüchtlinge, die direkt nach Soest kamen oder kommen, müssen persönlich vorsprechen. Die acht Sachbearbeiter im Bürgerbüro erhielten im Juni Verstärkung. Urlaub, Fortbildungen, Krankheit, Quarantäne und ähnliches sind zu berücksichtigen. Während der Pandemie habe das Bürgerbüro aber „praktisch nicht geschlossen“ gehabt.
Der Security-Dienst, der zunächst mit der Terminierung im Mai 2021 eingesetzt wurde, um die Besucher zu steuern, hat sich „als erste Ansprechperson vor Ort mehr als etabliert“, konstatiert die Stadt. Er nehme die Bürger in Empfang, erteile erste Auskünfte, verweise an andere zuständige Stellen, händige Formulare aus oder halte in dringenden Fällen „kurze und unkomplizierte Rücksprache mit dem Bürgerbüro-Team“. Immer mehr Soester nutzen die Möglichkeit, über das Rathaus-Online-Portal Meldebescheinigungen zu beantragen. „Und einige Bürger nutzen mittlerweile auch die Online-Funktion des Personalausweises, um zum Beispiel ein Führungszeugnis direkt von zu Haus aus beim Bundesamt für Justiz in Bonn zu beantragen.“