Bonpflicht und Datenschutz werden zur Herausforderung: Apotheke muss Kassenzettel schreddern
Ense-Bremen – Die neue Kassenzettel-Regelung kann den einen oder anderen Einzelhändler und Imbissbetreiber ganz schön nerven. In Apotheken stellt die Bonpflicht die Mitarbeiter aber vor noch größere Probleme: Grund dafür ist der Datenschutz.
Seit einer guten Woche müssen Händler mit elektronischer Kasse für jeden Geschäftsvorgang einen Bon drucken. Das gilt sowohl für den Bäcker, den Kneipen- und Imbiss-Besitzer als auch für den Apotheker. Doch gerade die Pharmazeuten stellt das vor eine ganz spezielle Herausforderung: So sind nämlich zwingend berufs- und datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten.
Und die sind nicht ohne und sorgen neben Mehrkosten für die ohnehin anzuschaffenden zusätzlichen Papierrollen für die Kassen auch für personellen Mehraufwand, wie Imke und Volker Jansen sowie Silvia Klein von der Stern-Apotheke im Gespräch mit dem Anzeiger ausführen.
Während der Bäcker oder Imbissbuden-Besitzer den Kauf-Beleg nämlich einfach wegwerfen kann, wenn der Kunde ihn nicht haben oder mitnehmen möchte, geht das in der Apotheke so einfach nicht. Zwar bestehe in einem solchen Fall auch für die Apotheke keine Pflicht, die nicht entgegengenommenen Papierbelege aufzubewahren. Bei der Entsorgung dieser Belege muss aber sichergestellt sein, dass deren Inhalt nicht Dritten zugänglich ist. Von daher müssen diese Belege entweder geschreddert oder auf andere geeignete Weise vernichtet werden.
90 Prozent Stammkunden
Denn bei Stammkunden – und die machen in der Stern-Apotheke gut 90 Prozent aus – sind auf dem Bon nicht nur deren jeweiliger Name, sondern auch das verschriebene Medikament vermerkt. „Und mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung dürfen diese Zettel keinem Fremden in die Hände fallen“, erläutert Volker Jansen. Logische Folge: Die Entsorgung in der Papiertonne reicht definitiv nicht. „Also sind wir gezwungen, die Belege zu schreddern“, ergänzt Imke Jansen. Ein Vorgang, der auf den ersten Blick vielleicht keine allzu große Herausforderung darstellt.
„Führt man sich aber vor Augen, dass von den Stammkunden gut 98 Prozent den Bon nicht mitnehmen, kann man sich ausrechnen, wie viel Papier jeden Tag anfällt, das wir vernichten müssen“, so Apothekerin Silvia Klein. Und zum Beweis präsentiert sie einen ganz Karton voller Kassenzettel, die in der Apotheke allein an einem einzigen Tag liegen geblieben sind. Ganz nebenbei handle es sich es bei den Bons in der Regel um Thermopapier, das wie Sonderabfall zu behandeln sei.
Wobei ein Bon übrigens auch dann an den Kunden ausgehändigt werden muss, wenn er ein zuzahlungsbefreiter Kassenpatient ist, also das Medikament erhält, ohne einen Cent zu zahlen.
Logische Konsequenz aus all dem für das Apotheker-Ehepaar Jansen: Der ohnehin vorhandene eine Schredder reicht nicht mehr. Ein zweiter muss angeschafft werden, den man aus Gründen der Praktikabilität wohl im Kassenbereich installieren wird.
Doch mit der Bonpflicht taucht für die Apotheker noch ein weiteres Problem auf: Bei Auslieferung des Medikaments gegen Barzahlung durch einen Boten ist man im Grunde verpflichtet, den Kunden ein zweites Mal aufzusuchen, da der Kassenbeleg nicht im Vorfeld ausgefüllt werden darf.
Durch die Bonpflicht möchten die Steuerbehörden sicherstellen, dass dem Fiskus kein Geld mehr durch manipulierte Kassensysteme entgeht. Daher verabschiedete der Gesetzgeber bereits Ende 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Die neuen Regelungen, die für mehr Sicherheit sorgen sollen, treten nach und nach in Kraft. Bereits im vergangenen Jahr wurde die Kassennachschau eingeführt. Seit dem 1. Januar 2020 gibt es die Bon-Pflicht für alle Steuerpflichtigen, die computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen.
Alternativer Vorschlag
Für Imke und Volker Jansen zwar ein durchaus nachvollziehbarer Gedanke. Doch statt gleich zur Bonpflicht zu greifen, wäre es aus ihrer Warte sinnvoller gewesen, eine Registrierkassen-Pflicht einzuführen. Denn wie schon Bäcker Heiko Klapp im Anzeiger-Gespräch ausgeführt hatte, stellt sie sicher, dass jede Transaktion durch ein Journal aufgezeichnet und im Bedarfsfall auch nachverfolgt werden könne.