Geschäftliche Kommunikation am Telefon – so geht’s richtig

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Sympathisch oder nicht – bei der Kommunikation am Telefon müssen Sie ausschließlich mit Ihrer Stimme überzeugen.

Vielleicht kennen Sie das: Sie sollen ein wichtiges Telefonat führen, in dem Sie Ihr Unternehmen repräsentieren. Was anfänglich einfach klingt, bedarf einer Menge Übung und dem richtigen Know-how. Erfahren Sie hier, mit welchen Tricks die Kommunikation am Telefon ein echter Erfolg wird.

Der erste Eindruck zählt

Um sich dem Gegenüber am anderen Ende der Leitung gut zu präsentieren, gilt es, die Grundlagen für eine erfolgreiche Kommunikation zu kennen und zu beachten. Die richtige Begrüßung ist am Telefon sehr wichtig. Denn innerhalb von Sekunden macht sich Ihr Gesprächspartner ein Bild von Ihnen. Schaffen Sie also eine gute Ausgangssituation, indem Sie sich und Ihr Anliegen kurz vorstellen. Lange Begrüßungstexte sind nicht mehr zeitgemäß und deshalb unnötig. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Ihren Gesprächspartner mit seinem Namen ansprechen – das zeugt von Respekt und beschert Ihnen den richtigen Einstieg in das Gespräch.

Mit der richtigen Vorbereitung zum Ziel

Achten Sie darauf, dass Sie den Sinn und Zweck Ihres Telefonates im Vorfeld klar für sich definieren. Spontane Anrufe mögen zwar im privaten Umfeld nett sein, im Arbeitsalltag allerdings geht es um Klarheit und Struktur, denn Zeit ist ja bekanntlich Geld. Nur wenn Sie bei der Kommunikation am Telefon Ihr konkretes Ziel kennen, können Sie das Gespräch erfolgreich dort hinlenken.

Der Ton macht die Musik – Worte transportieren Stimmungen

Ihr Gesprächspartner sieht Sie beim Telefonieren nicht. Machen Sie sich daher bewusst, dass bei der Kommunikation per Telefon Ihre Stimme Ihr alleiniger Sympathieträger ist. Nutzen Sie ihn! Egal, ob Sie von Glück erfüllt oder verärgert sind – achten Sie immer auf eine freundliche, ruhige Stimme.

Schieben Sie schlechte Laune für die Zeit des Telefonats beiseite. Bei manchen Gesprächen ärgert man sich zudem über sein Gegenüber. Lassen Sie sich auch das unter keinen Umständen anmerken. Suchen Sie sich für solche Fälle ein Ventil für Ihren Ärger und kneten Sie zum Beispiel einen Antistressball, während Ihr Gegenüber spricht.

Gehen Sie auf Ihren Telefonpartner ein

Eines der entscheidendsten Dinge bei der Kommunikation am Telefon ist, dass Sie Ihrem Gesprächspartner zuhören. Fassen Sie die wichtigsten Gesprächsdetails noch einmal zusammen und sorgen Sie so dafür, dass sich Ihr Gegenüber verstanden fühlt. Klare und konkrete Formulierungen zeugen außerdem von Kompetenz und vermitteln Verbindlichkeit. Wählen Sie statt einer Formulierung wie ‚Vielleicht finden wir jemanden, der sich darum kümmern kann‘ lieber ‚Ich werde mich persönlich darum kümmern!‘. Dann bleiben Sie Ihrem Gesprächspartner positiv in Erinnerung.

Sehen Sie die Kommunikation am Telefon als Herausforderung und Übung an. Wenn sie die oben genannten Ratschläge berücksichtigen, meistern Sie künftig jedes Telefonat mühelos. Mit der Zeit entwickeln Sie außerdem wertvolle Routine.

Quelle: wa.de

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