E-Mail: Knigge für Ihre Business-Kommunikation

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Erfolg im Business: Kontaktieren Sie Ihre Geschäftspartner per E-Mail unbedingt mit einer persönlichen Adresse. So präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen optimal.

Professionell und kompetent: Eine überzeugende E-Mail sticht aus der Flut an Nachrichten heraus, die Ihre Geschäftspartner täglich erreicht. Von der richtigen Anrede bis zur Signatur gibt es einiges zu beachten. Lesen Sie hier wichtige Tipps für Ihre digitale Business-Kommunikation.

E-Mail im Business: So schreiben Sie professionell

Genauso schnell, wie eine E-Mail geschrieben ist, schleichen sich leider auch Fehler ein: Ein flüchtiger Vertipper hier, eine vergessene Grußformel da – und schon hinterlassen Sie beim Empfänger einen schlechten Eindruck. Damit das nicht passiert, zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Business-Kommunikation per E-Mail ankommt:

  • E-Mail-Adresse: Legen Sie sich eine persönliche und seriöse E-Mail-Adresse zu, die Sie für Ihren digitalen Geschäftsverkehr nutzen. Sie besteht zum Beispiel aus Ihrem Vor- und Nachnamen und dem Ihres Unternehmens. Verzichten Sie auf Abkürzungen, unverständliche Fachbegriffe oder Fantasiewörter. Tipp: Vermischen Sie nicht Ihre private und geschäftliche E-Mail-Adresse. Sonst verlieren Ihre Empfänger den Überblick.
  • Keine Adressketten: In die Adresszeile gleich mehrere Empfänger zu schreiben, ist keine gute Idee. Dadurch machen Sie alle Adressen für alle Empfänger sichtbar. Tipp: Setzen Sie eine spezielle Serienmails-Software ein, mit der Sie Ihre Nachrichten diskret an einzelne Empfänger verschicken. So schützen Sie sensible Daten.
  • Betreffzeile: Fassen Sie kurz die wichtigsten Fakten zusammen – am besten in Schlagwörtern. So weiß Ihr Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht. Zudem findet er Ihre E-Mail später besser wieder. Tipp: Schreiben Sie nicht in ganzen Sätzen. Viele Systeme schneiden die Betreffzeile bereits nach wenigen Wörtern ab.
  • Anrede: Nehmen Sie sich Zeit dafür, Ihre Kontaktperson persönlich zu begrüßen. Kontrollieren Sie, ob Sie den Namen in der E-Mail richtig geschrieben haben. Dazu gehören auch mögliche Titel. Tipp: Bleiben Sie förmlich, aber nicht zu steif. Kennen Sie Ihren Geschäftskontakt bereits länger, beginnen Sie mit einem freundlichen und zwanglosen „Guten Tag“ oder „Hallo“.
  • Smalltalk: Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus: Fragen Sie Ihre Kontaktperson zum Beispiel zuerst nach deren Befinden, bevor Sie zum eigentlichen Anliegen Ihrer E-Mail kommen. Mit dieser zwischenmenschlichen Geste sorgen Sie für eine gute Atmosphäre.
  • Inhalt und Stil: Schreiben Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang Ihrer E-Mail. So erkennt Ihr Empfänger sofort, was Sie ihm mitteilen möchten. Verwenden Sie dabei kurze, prägnante Sätze. Dadurch ist Ihr Text leicht verständlich und gut lesbar ist. Tipp: Mit Stichpunkten und Fettungen geben Sie Ihrem Text zusätzlich Struktur.
  • Signatur: Geschäftliche E-Mails brauchen eine Signatur. Seit 2007 gelten für den digitalen Schriftverkehr die gleichen Pflichtangaben wie für gedruckte Geschäftsbriefe. Zudem liefert die Signatur Ihrem Empfänger wichtige Informationen – zum Beispiel wie er Sie telefonisch erreichen kann.

Professionelle E-Mails vereinfachen die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern. Den persönlichen Kontakt ersetzen sie allerdings nicht. Suchen Sie das individuelle Gespräch. So lernen Sie sich kennen und bauen eine gute Beziehung auf – für gemeinsamen Erfolg im Business.

Quelle: wa.de

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